Anda mungkin telah mengalaminya juga. Outage (kegagalan) surel (surat elektronik-email) muncul tiba-tiba, siap ataupun tidak. Namun hal ini seringnya terjadi tiba-tiba, ketika anda sedang berada ditengah deadline, yang membuat anda tak mampu berbuat apa-apa. Contohnya dapat anda lihat pada peristiwa bulan lalu. Sebuah segmen dari kabel jaringan bawah laut Asia-Pasifik 2 (APCN2) yang melintang antara Cina dan Taiwan mengalami kegagalan kabel serius pada pertengahan Agustus lalu. Peristiwa ini mengakibatkan pengalihan trafik internet bagi kawasan Asia Tenggara ke kabel bawah laut lainnya dan menyebabkan melambatnya akses internet bagi sejumlah pengguna di kawasan ini. Kabel APCN2 ini dimiliki oleh sebuah konsorsium yang terdiri dari 26 operator telco dari 14 negara. Kabel bawah laut ini pun menghubungkan Singapura, Malaysia, Filipina, Hong Kong, Taiwan, Cina, Korea Selatan dan Jepang. Menurut pemberitaan, dua minggu setelah kejadian tersebut, trafik internet di sejumlah negara Asia, terutama di Singapura dan Filipina, masih mengalami koneksi internet yang lamban.
Contoh lainnya? Awal September ini, sebuah penyedia email besar harus mengalami outage. Pengumuman terjadinya kegagalan ini mengakibatkan dimatikannya jutaan akun perusahaan yang menjadi pelanggannya nyaris selama dua jam. Kegagalan ini tidak hanya sekali, namun dapat terjadi beberapa kali dalam setahun. Peristiwa ini mestinya cukup menjadi peringatan bahwa sejumlah server surel, tidak cukup terpercaya untuk digunakan oleh perusahaan. Anda juga tidak dapat selalu memastikan bahwa kabel bawah laut akan bertahan terhadap berbagai serangan lain. Sementara para insinyur berlomba untuk meningkatkan server guna mengurangi kemungkinan outage, anda perlu memastikan bahwa akun surel perusahaan anda tidak melulu mengalami downtime yang ektensif dan mahal yang disebabkan bencana alam maupun kesalahan manusia.
Fakta membuktikan bahwa kejadian kegagalan surel yang mendasar seperti ini telah menjadi kejadian sehari-hari. Seringkali bukan karena bencana alam yang kejadiannya dapat dihitung jari. Dari hasil studi yang dilakukan oleh Osterman Research menemukan bahwa 15,9% organisasi mengalami downtime tiba-tiba lebih dari satu per bulannya. Bahkan, jika dirata-rata, organisasi mengalami downtime surel tak terencana selama 37 menit perbulan. Padahal infrastruktur TI, khususnya surel, merupakan hal penting yang seringkali diabaikan. Sebab komunikasi melalui surel ternyata mencakup 74% dari total komunikasi yang digunakan oleh umumnya pengguna.
Tiap tahunnya tanpa memperhitungkan letak geografis, organisasi menjalani resiko menjadi korban dari sernagan cyber, kesalahan manusia, atau server yang overloaded, yang kesemuanya ini dapat mengakibatkan kegagalan surel. Tidak ada kata terlambat untuk mengaji ulang dan memperbarui Business Continuity Plan (BCP) yang semestinya dilakukan secara regular. Faktanya, Gartner Inc. memperkirakan bahwa 80% perusahan yang memiliki kurang dari 300 orang pekerja dapat melakukan penghematan dengan melakukan outsourcing email.
Biaya Kegagalan Surel
Kegagalan surel meski hanya 30 menit saja dapat merusak produktivitas pekerja dan pendapatan perusahaan. Dari survey yang diadakan Osterman Research terhadap para pengguna surel, ditemukan bahwa produktivitas pekerja menurun 25% selama peristiwa email outages. Jika kita berasumsi bahwa pengguna surel menghabiskan 10 jam kegagalan pertahun, yang berarti mengurangi waktu produktif pekerja sebanyak 2,5 jam, maka bagio perusahaan dengan 1000 pekerja, akan kehilangan 2.500 waktu kerja produktif pertahunnya.
Kegagalan surel juga menyebabkan hilangnya pendapatan perusahaan, khususnya bagi perusahaan yang menggunakan surel untuk melakukan proses transaksi, seperti menerima pesanan serta pengiriman peringatan pengapalan. Sebagai contoh, perusahaan manajemen konstruksi, Native American Sciences Corporation, yang memperkirakan bahwa perusahaannya merugi sebanyak US juta penjualan ketika terjadi kegagalan surel.
Kemungkinan lain adalah terjadinya kesalahan akibat tidak dapat memenuhi permohonan pemerintah atau mandat legal dalam menyediakan konten surel. Sistem surel yang buruk, dapat menghambat menyampaian informasi penting yang mendesak, seperti penyampaian surel antara rumah sakit dan laboratorium. Bisa juga menimbulkan masalah serius bagi perusahaan layanan finansial sebab ada arsip yang tidak lengkap dalam hasil surel menurut ketentuan undang-undang.
Sebagai tambahan, serangan cyber dan bencana alam dapat pula memengaruhi kelangsungan bisnis. Bencana gempa bumi yang melanda Cina baru-baru ini juga sejumlah banjir yang melanda Eropa dan Amerika Utara memberi bukti bagaimana bencana alam telah menjadi bahaya yang sangat nyata. Sebab, bahaya ini dapat menyerang tanpa diduga, sewaktu-waktu, di belahan dunia manapun dan mengancam bisnis termahsyur sekalipun.
Masalah lain yang terkait dengan surel adalah soal keterpercayaan dan masalah perangkat keras seperti virus, spyware, dan spam. Microsoft Exchange Server, sistem surel yang paling banyak digunakan, ternyata mengalami downtime tak terduga rata-rata 1,6 jam perbulan dan 2,4 jam downtime terencana seperti dijelaskan the Radicati Group. Downtime ini biasanya hasil dari commonplace hiccups, software patching, updates, dan crashes. Tanpa sejumlah usaha penanggulangan dan keberlanjutan, sejumlah kegagalan akan mengurangi produktivitas. Lebih lanjut, tanpa duplikasi dan redudansi yang mahal, sebuah disk tunggal atau kegagalan power supply dapat menjatuhkan seluruh sistem surel. Kebanyakan server menjanjikan memiliki perjanjian layanan empat jam bertingkat, yang berarti ketika terjadi hardware downtime, surel masih bisa sigunakan selama setengah hari.
Kelangsungan Surel Melibatkan Proses Bisnis Penting
Menurut MessageLabs Intelligence, satu dari 170 pengguna surel mengandung virus dan 76,8% dari keseluruhan surel yang beredar merupakan spam. Tanpa spam dan perlindungan virus, organisasi beresiko menjadi korban serangan malware yang dapat melemahkan atau penggunaan berlebih pada bandwidth dan infrastruktur TI. Untuk setiap surel bisnis legal, perusahaan menerima dan harus memproses tiga sampah. Tanpa sistem yang mengehentikan spam sebelum ia mencapai jaringan perusahaan, organisasi mungkin akan membayar bandwidth dan infrasturuktur surel yang empat kali lebih besar fari yang dibutuhkan. Perlu ditekankan pula bahwa spam emengaruhi prduktivitas pekerja.
akhirnya, tidak hanya resiko teknis yang dapat diakibatkan oleh masalah surel, tapi juga dapat melibatkan resiko legal. Sebagai contoh, kesalahan penggunaan internet oleh pekerja dapat menghasilkan gangguan atau kabar bohong. Serupa dengan hal tersebut, pengungkapan informasi penting melalui spyware, eavesdropping, atau kejahatan pekerja dapat pula membuat bisnis anda verada di ujung tanduk. Lebih lanjut, kebijakan peraturan pemerintah dan aturan perusahaan dapat membantu perusahaan menghindari denda yang berat.
Tidak ada kata terlambat untuk meninjau ulang dan memperbarui Business Continuity Plan (BCP) secara rutin.
The Radicati Group memperkirakan terdapat 1,2 milyar pengguna surel di seluruh dunia pada Oktober 2007 dengan 516 juta inbox surel bisnis. Jika dirata0-rata, pengguna mengirimkan 38 pesan surel perhari dan menerima 93 pean surel perhari. Dari keseluruhan 93 pesan, rata-rata 18 surel memasukkan lampiran. Surel telah menjadi sangat umum sehingga keuntungan perangkat ini sering terlupa, yaitu:
Kolaborasi: media satu-ke-banyak sehingga memudahkan koordinasi tim dan mencapai kesepakatan. Pengguna menggunakan inbox mereka sebagai perangkat memori dan penyimpnan dokumen.
Komunikasi: Surel bersifat singkronisasi, yang berarti perangkat ini membiarkan pengguna untuk merespon kapanpun dan bergantian untuk menyesuaikan dengann jadwal pengguna.
Koordinasi: mengatur pertemuan dan proyek semakin dimudahkan dengan menggunakan suerl, khususnya dengan menggunakan perangkat undangan sebagai pengganti telepon.
Common carrier: surel merupakan perangkat universal yang membiarkan pengguna melakukan bisnis dimanapun.
Kenyamanan: Perangkat bergerak seperti BlackBerry, akses jarak jauh, dan laptop membuat surel kian fleksibel dimanapun kapanpun.
Seabba surel telah menjadi bagian penting dari bisnis, keberadaanya sebisa mungkin jangan sampai gagal. Tanpa surel, sulit bagi bisnis untuk berjalan seperti biasa. Kebanyakan organisasi bergantung pada surel untuk berkomunikasi dengan pelanggan dan tanpanya mereka berpotensi merusak reputasi dan hubungan dengan pelanggan.
Saat ini, kian banyak surel yang dikirimkan dan ukuran lampiran kian besar. Hal ini berarti mesti dilakukan usaha untuk menjaga kelangsungan sistem yang dapat terukur dengan mudah. Mengatur kelangsungan sistem surel in-house dapat menjadi tantangan tambahan yang membutuhkan peningkatan kapital yang kuat dan perawatan. ini juga berarti mengalamatkan penambahan perangkat keras yang tidak prakis dan kian memenuhi ruang server, juga kekurangan SLA ataupun jaminan.
Langkah cerdas apa yang dapat dilakukan ketika menciptakan Business Continuity Plan?
Langkah 1 : Identifikasi resiko kunci organisasi: Putuskan mana yang dapat menghasilkan pengaruh besar pada perusahaan dan prioritaskan.
Langkah 2 : Pikirkan tipe resiko dan bagaimana pengaruhnya terhadap bisnis: Malware dan virus dapat mematikan server surat sementara spam dapat menghambatnya. Bencana alam dapat meruntuhkan infrastruktur fisik dan jaringan.
Langkah 3 : Pahami resiko pemenuhan yang berhubungan dengan penemuan legal dan standar regulasi: isi semua kekosongan pada proses ini.
Langkah 4: Evaluasi kefektifan outsourcing: Menyeimbangkan pengeluaran dengan kebutuhan organisasi dapat sangat menantang. Outsourcing membiarkan tanggungjawab dan kendali tetap berada di perusahaan namun tidak dengan sumberdayanya.
Langkah 5: Konfirmasi hitungan dan kekuatan SLA: ketika outsourcing, solusi yang terukur dan cocok dengan SLA yang kuat merupakan kunci pendorong rencana kelangsugan bisnis.
Apa yang harus dilihat ketika mempertimbangkan solusi hosted email selanjutnya?
Ketika mempertimbangkan solusi hosted email selanjutnya, fitur-fitur berikut harus ada:
Servers: Hindari solusi yang mengahruskan pembelian offsite server yang berlebihan.
SLA: Pertimbangkan masak-masak ketika memilih solusi host yang menawarkan perjanjian layanan bertingkat atau garansi yang terbukti.
Pemeliharaan: Pilih solusi yang tidak membutuhkan pemeliharaan terus-menerus. Sebab jika digandakan dengan sistem TI lainnya, dapat mengakibatkan hilangnya proiritas kelangsungan surel.
Pemulihan: Cari solusi yang menawarkan pemulihan segera setelah kegagalan, mengembalikan seluruh pesan terkirim, menerima dan menghapus pesan surel yang kembali ke server dengan seluruh forensic data still intact.
Cost profile: Pilih penyedia yang memiliki prediksi per penguna, niaya bulanan sebagai lawan dari up-front capital expenditures atas pengeluaran pekerja.
Skalabilitas: Pilih pengukuran yang transparan dari satu hingga puluhan bahkan ribuan pengguna, daripada solusi yang mengharuskan pembelian perangkat keras tambahan tiap penambahan pengguna baru.
Dalam dua dekade terakhir, sejak perusahaan pertama mulai menggunakan surel dan internet, syrel telah menjadi bagian rutin bisnis harian. Jika kegagalan kecil dapat berubah menjadi bencana, dan surel tidak dapat digunakan berhari-hari, pikirkan bagaimana bisnis anda dapat berjalan. Kebanyakan, konsekuensinya akan dihitung tiap jam. Kegagalan tak terencana, dapat menyebabkan gangguan besar. Bahkan satu jam downtime dalam sebulan, dikalikan dengan ratusan atau ribuan pekerja, menghasilakn kehilangan yang signifikan terhadap kelangsungan bisnis. Kini saatnya memasukkan surel ke dalam business continuity plan anda.
