Email menjadi salah satu konsentrasi terbesar perusahaan di Amerika berkaitan dengan masalah keamanan. AIIM, pemain industri yang bergerak di bidang rekaman, dokumen, dan konten profesional baru-baru ini mengumumkan latihan manajemen email untuk mengontrol email enterprise.
Bila dilihat, email menjadi sumber informasi terbesar yang digunakan oleh kebanyakan perusahaan atau organisasi. Kendati demikian, kebanyakan perusahaan mengatur email dengan manajemen yang kurang baik. Berdasarkan survei pasar AIIM mengenai konten keamanan, email menjadi salah satu konten yang sangat berkaitan dengan bisnis.
Memang, email diatur dengan baik sesuai dengan standar, efisiensi operasional, dan strategi bisnis. Pengaturannya pun harus dilakukan dengan lebih baik, sehingga email perusahaan dapat disesuaikan dengan teknologi yang ada, kebijakan, dan proses dalam sebuah perusahaan. Akan tetapi, manajemen email dalam sebuah perusahaan akan menghadapi tantangan dalam proses implementasi solusi, seperti kurang pahamnya sumber daya yang ada terhadap solusi, kompleksitas solusi, dan ketahanan pengguna.
Dengan demikian, email memang memainkan peran yang sangat penting dalam dokumentasi keputusan, dan proses menjalankan bisnis peruashaan. Perusahaan pun secara garis besar membutuhkan aplikasi mission-critical yang berimplikasi pada setiap user dalam organisasi atau pun perusahaan. Hal ini terjadi karena email harus diatur sebaik mungkin, sehingga akses stakeholder terhadap informasi yang ada di perusahaan bisa berjalan dengan lancar.
"Industri membutuhkan pengertian yang lebih baik terhadap best practises untuk meningkatkan kontrol terhadap email perusahaan," ujar John Mancini, Presiden AIIM. Ia menambahkan, pihaknya menginvestasikan praktik dokumentasi terbaik untuk manajemen email demi kebaikan 50 ribu anggota Asosiasi dan Profesional di AIIM.
Selain itu, dalam mempersepsikan emial, setiap pekerja memiliki pengetahuan yang berbeda. Hal ini juga tergantung pada peranan mereka. Pengguna email individual biasanya memiliki kemampuan dalam mengatur email mereka sendiri. Sementara itu, dalam perusahaan, manajemen dokumentasi dan legalitas email harus dipastikan sehingga setiap email memang benar-benar mengikuti standar atau sesuai dengan aturan perusahaan.
Dengan demikian, mengatur email yang masuk dan keluar dalam sebuah perusahaan menjadi hal yang sangat penting. Apalagi, sebuah email menjadi salah satu aset yang berpengaruh dalam pengambilan keputusan perusahaan. Jadi, dibutuhkan kemampuan manajemen email dengan baik.
Redaksi SDA Asia Magazine
